بوروکراسی (Bureaucracy) در ادبیات مدیریت شیوه اداره کلاسیک سازمان است که تصمیم‌گیری به صورت متمرکز و با هدف افزایش کارایی سازمانی صورت می‌گیرد. ویژگی عمده سازمان‌های بوروکراتیک ساختار سلسله‌مراتبی طولانی و کاغذبازی اداری بسیار زیاد است.
بوروکراسی یکی از تئوری‌های مدیریت کلاسیک است که توسط ماکس وبر ارائه شد. تئوری بوروکراسی Bureaucracy را در اوایل دهه ۱۹۰۰ ارائه کرد و البته بعد از ۹۴۰ از زمانی که این اثر به انگلیسی منتشر گردید، شهرت جهانی گرفت. او چار چوبی را مطرح کرد که توانست کارایی سازمان را افزایش دهد و آنها را منطقی جلوه دهد. از دیدگاه وبر، بوروکراسی جایگزینی منطقی و اخلاقی برای شیوه‌های معمول پارتی بازی Nepotism و سوء استفاده از قدرت، در جهان فئودال و قبل از عصر صنعتی بود. و برخود نیز احتمال تبدیل بوروکراسی به یک قفس آهنین Iron cage را داده بود.
با وجود همه ایراداتی که با ساختارهای بوروکراتیک وارد است اما باید اذعان کرد هنوز ساختار غالب سازمان‌های دولتی در کشورهای در حال توسعه است. در واقع می‌توان گفت این میراث دوران استعمار است که کشورهایی با حاکمیت دولتی مانند ایران هنوز از آن پیروی می‌کنند. نظر به جایگاه و اهمیت موضوع در این مقاله بوروکراسی ماکس وبر تشریح می‌شود.
دیوان‌سالاری یا بوروکراسی (Bureaucratie) یک واژه فرانسوی است که از دو بخش bureau به‌معنی میز و دفتر کار و پسوند Cratie به‌معنی سالاری ساخته شده‌است. برابر فارسی آن «دیوان‌سالاری» است. به‌طور کلی، دیوان‌سالاری به‌معنی یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند است.
واژهٔ بوروکراسی یا بروکراسی برای نخستین بار توسط شخصی فرانسوی به‌نام ونسان دو گورنه در سال ۱۷۴۵ استفاده شد. او واژه «بوروکراسی» را به‌معنای حکومت ادارات یا حکومت مقامات رسمی به‌کار برد. در قرن ۱۹ این واژه در آلمان متداول شد. شاید در ارتباط با تغییرات و اصلاحاتی که در دولت و ارتش پروس پس از شکست از ناپلئون به‌وجود آمد. همچنین اهمیت نوشته‌های هگل پیرامون بوروکراسی پروس قابل تامل است.
بوروکراسی به عنوان یک پدیده اجتماعی و با توجه به کاربرد عملی آن، به‌وسیله ماکس وبر مورد استفاده قرار گرفت. وبر توجه خود را عمدتاً بر روی تأثیر سازمان‌های بوروکراتیک در ساختار سیاسی جامعه متمرکز کرد. او بیشتر به علت وجودیِ سازمان‌ها و نحوهٔ اِعمال قدرت نظر داشت. ماکس وبر اصطلاح بوروکراسی را در دو معنی به‌کار برد:
در ادامه مفهوم دیوان‌سالاری از دیدگاه وبر بیشتر تشریح می‌شود.
برخی ویژگی‌های مهم بوروکراسی عبارتند از:
وبر معتقد بود عقلانی کردن بر معیارهای ارزش محور استوار است و دو نوع عقلانیت قابل تعریف است:
عقلانیت رسمی متضمن فنون محاسبه است. اما عقلانیت جوهری اشاره به نتایج مطلوبی دارد که استفاده از فنون محاسبه را جهت می‌دهد. اگر عقلانیت رسمی بدون ملاحظه عقلانیت جوهری بکار گرفته شود به قفسی آهنین تبدیل خواهد شد که می‌تواند انسانیت را به بند کشیده و انسان را به جوهره‌ای در یک ماشین همیشه در حال حرکت تبدیل کند.
وِبِر، قدرت را امکان تحمیل اراده انسان بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می‌کند. البته قدرت به صورت عام و کلی آن مورد نظر وبر نیست، بلکه به نوع خاصی از روابط ناشی از قدرت که آن را سلطه یا استیلا می‌خواند، توجه دارد. منظور وبر از سلطه آن نوع رابطه قدرتی است که در آن فرمانروا، رئیس یا شخصی که اراده خود را بر دیگران تحمیل می‌کند، اعمال قدرت را حق خود دانسته و اطاعت از دستورها را وظیفه فرمانبردار مرئوس می‌داند. به عبارت دیگر، نوعی صلاحیت پذیرفته شده که به اعمال قدرت، هم از نظر رهبر و هم از نظر پیرو، مشروعیت می‌بخشد.
اختیار عقلائی-قانون (Rational – legal): قانون و مقررات به پست‌های بالای سازمانی مشورعیت و اختیار می‌بخشد. بیشتر سازمان‌های دولتی از این نوع اختیار استفاده می‌کنند که مورد تأیید بوروکراسی وبر است.
اختیار سنتی (Traditional): باور اعضای سازمان که از مشروعیت بر اساس سنت‌های گذشته شکل گرفته است. کلیساها و حکومت‌های پادشاهی از این نوع اختیار استفاده می‌کنند.
اختیار کاریزماتیک (Charismatic) یا اختیار مبتنی بر فره‌مندی: این شیوه از اختیار به قدرت نفوذ رهبر در ذهن و احساس کارکنان اشاره دارد.
اختیار عقلایی-قانونی همان قدرت سازمانی (قانون، پاداش و تنبیه) فرنچ و راوان است که در برابر قدرت فردی (مرجعیت و تخصص) قرار می‌گیرد.
سازمان‌های ماشینی همیشه در برابر سازمان‌های ارگانیگ مقایسه می‌شوند. به لحاظ ابعاد سه گانه ساختاری، سازمان‌های ماشینی بسیار متمرکز، پیچیده و رسمی هستند؛ اما در سازمان‌های ارگانیک رسمیت، و تمرکز اندک است.
قوانین بوروکراسی شامل موارد زیر است:
شاید تصور شود ماشینی و بوروکراتیک دو واژه برای بیان ویژگی‌های یک پدیده باشند؛ اما یک ویژگی متفاوت بین این دو وجود دارد. بوروکراسی نا متمرکز است. در حالی‌که سازمان ماشینی متمرکز است. حل معمای عدم تمرکز در بوروکراسی به معنای این عبارت بر می‌گردد که بوروکراسی‌ها همزمان بسیار رسمی و نامتمرکز هستند. در تعریف مفهوم قانون‌سالاری گفته شد قواعد و مقررات امکان انجام فعالیت‌ها را به زیر دستان می‌دهد، در حالی‌که این رفتارها و فعالیت‌ها قابل پیش‌بینی خواهد بود. بنابراین اتخاذ تصمیمات به رده‌های پائین‌تر سوق داده می‌شود. اما قواعد و رویه‌ها مانع از آزادی عمل تصمیم‌گیرندگان خواهد شد.
قفس آهنین (Iron cage) در جامعه‌شناسی مفهومی است که توسط ماکس وبر ارائه شد.این مفهوم برای توصیف افزایش عقلانیت ذاتی در زندگی اجتماعی، به‌ویژه در جوامع سرمایه‌داری غرب بکار گرفته شد. بر اساس این نظریه، «قفس آهنین» افراد را در نظام‌هایی به دام می‌اندازد که صرفاً بر اساس کارایی غایت‌شناسی، محاسبه عقلانی و کنترل است. وبر همچنین بوروکراتیزه کردن نظم اجتماعی را «شب قطبی تاریکی یخی» توصیف کرد.
اصطلاح اصلی آلمانی stahlhartes Gehäuse (لاک سخت فولادی) است که به «قفس آهنین» ترجمه شد. عبارتی که تالکوت پارسونز در سال ۱۹۳۰ در ترجمه «اخلاق پروتستانی و روح سرمایه‌داری» وبر در زبان انگلیسی بکار برد. اکنون برخی پژوهشگرانی که ترجمه مستقیم را ترجیح می‌دهند، انتخاب «لاک سخت فولادی» مورد تردید قرار گرفته‌است.
به زعم وبر در دیدگاه باکستر مراقبت از کالاهای خارجی فقط باید مانند شنل روی شانه‌های قدیس سبک باشد که هر لحظه بتوان آن را به کناری انداخت ولی سرنوشت مقرر کرد شنل به «قفس آهنین» تبدیل شود. وبر به کنش اجتماعی و معنای ذهنی‌ای توجه داشت که انسان‌ها به کنش‌ها و تعامل خود در زمینه‌های اجتماعی خاص می‌دهند. او همچنین به ایده‌آلیسم باور داشت و بر اساس همین باور است که ما چیزها را فقط به سبب معنایی می‌شناسیم که برای آنها به کار می‌بریم. این باعث شد او به قدرت و اقتدار از نظر بوروکراسی و عقلانیت علاقمند شود.
کلمه بوروکراسی که افزون از قرنی بر آن می‌گذرد، به صورت یکی از مفاهیم دانش اداری و سیاسی روز درآمده‌است. بوروکراسی که به سازمان‌های بزرگ یا مظاهر و آثار آن اطلاق می‌شود، در واقع معلول پیشرفت‌های صنعتی، اقتصادی و سیاسی است. اختلاف بین کشورهای پیشرفته و در حال توسعه، در استفاده از سازمان‌های بزرگ متناسب با پیشرفت و تحول در اقتصاد و صنعت آنها، در آن است که در کشورهای عقب مانده یا سنتی نگهداشته شده، تناسب لازم بین رشد بوروکراسی و سایر اجزای نظام اجتماعی و هماهنگی مورد نیاز در این زمینه حفظ نشده‌است. در نتیجه بوروکراسی که در کشورهای پیشرفته توانسته موجب پیشرفت و دگرگونی در جامعه شود، در کشورهای در حال توسعه به عاملی بازدارنده بدل شده‌است.
:منبعکتاب تئوری سازمان دکتری مدیریت
آرش حبیبی
